合规部门应高效处理客户收到的任何投诉/申诉。如果投诉/申诉涉及合规部门，则由管理层处理。

除上述规定外，合规部门在处理客户投诉/申诉时，应遵循以下程序：

1. 客户提交投诉后，公司将向客户的邮箱发送一封确认收到投诉的电子邮件，以确保公司已收到投诉并正在处理。公司还应通过该邮件向客户提供投诉参考编号（工单号），以便客户日后查询。
2. 公司在审查投诉/申诉并就此作出决定后，应向客户回复将要采取的补救措施或提供进一步的说明，以及公司作出决定的理由（如适用）。
3.  公司应回复所述投诉/申诉（并说明向投诉人提供的补救措施或澄清）。

公司应将下列信息记录在案并保存于档案中：

• 提出投诉/申诉的客户身份；
• 收到投诉/询问/申诉的日期；
• 投诉/询问/申诉的主题和完整描述；
• 已采取的补救措施和/或已向客户提供的进一步说明。

合规部门应尽一切努力在七 (7) 个工作日内解决投诉/申诉。如有必要，合规部门应将上述详情提交管理层，以便进行进一步调查。在此情况下，公司可能需要更多时间来完成回复，因此公司应及时告知投诉人延迟的原因，并说明公司调查预计完成的时间。

管理层将对投诉/申诉事项进行深入调查，并与公司相关人员协调处理。公司将向投诉人发送最终回复或暂定回复，说明调查结果。如属暂定回复，公司将说明未能解决投诉/申诉的原因，并预估解决问题所需的时间。